“项目完成度99.9%,汇报满意度59.9%。”“做了100%的工作,只报告了50%的效果。”……
对于个人而言,工作汇报的成功与否与业绩、个人能力挂钩;于企业而言,定期的工作汇报能够保证信息及时反馈,从而团队才能高效运转。
那么怎样才能做出一份“干十分、说十分”,令人满意的工作汇报呢?
本文将从汇报的开头,逐一梳理工作汇报实用逻辑、固定话术,总有一款是你需要的。
01汇报开头:开门见山,抛亮点
1.为什么要抛亮点?
麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,难以记住四五六。
因此最大的亮点、爆点需要在汇报的开头快速抛出。而汇报中最大的亮点,无疑是工作的结果或者结论。
2.怎样抛出亮点?
无论是书面汇报还是口头汇报,一组漂亮的数据、满意的结果或是强有力的观点都是对“亮点”最大的支撑。
此外,人作为视觉动物,会通过视觉建立一个人的“第一印象”。
因此口头汇报时,简约大方、通过提纲和图表等视觉方式呈现数据的PPT十分重要。
偏正式风格的穿着打扮也能吸引他人注意力,树立专业的形象。
3.开头固定话术总结
向领导、各位同事/伙伴汇报以下几个问题,分别是XX问题和XX问题,预计需要XX时间,第一件事XXXX,需要您了解/审核/决策……
本篇汇报主要分为三部分,第一部分为主要工作成绩,第二部分为工作经验总结,第三部分为下一阶段工作计划。
本次我的汇报将围绕三组数据/三个关键词展开,三组数据分别是xx、xx和xx。
本周/月/年,我完成了业绩目标的百分之XX,主要开展XX、XX等工作。
回顾上一周/月/年,我的工作重心是XX,完成了XX等工作,相较去年……
02汇报过程:数据说话,上干货
1.如何抛出数据
▶ 拒绝模糊:诸如“明显进步”、“效果显著”等含义模糊的话术可以尽量减少使用的频率。“
明显进步”的“明显”怎样明显?“
效果显著”的“显著”如何显著?
模糊的词汇不仅分散降低自身的专业性,也分散听者的注意力。
▶ 放在首位:列数据是呈现效果最直观、最具说服力方式。
因此“数字”在汇报中的位置,应该尽可能提前,放在句首或者段首;|
又或者可以直接以数据为中心,围绕其展开已完成工作各方面的演绎。
2.分析数据时要注意的问题
数据不仅要呈现,更要深入分析。分析数据时要注意以下几个问题:
数据的真实性要如何体现?数据拥有全面性or平均性?各自说明了什么?同比环比为什么增高/降低?对此采取了什么措施?采取相应措施后发生了什么变化?以后是否还需要改进?
3.正文逻辑总结
除了传统的金字塔原则,我们还整理了其他的汇报逻辑以供参考。
SCR模型
S(situation)信息与立场:简要说明工作的背景,若领导对背景比较熟悉,可以略过该部分,或者缩减为一至两句话。
C(complication)冲突与挑战:项目/工作中遇到了某些困难或挑战,这些挑战是由于人为或非人为原因导致的,因为这些困难给项目带来了哪些影响。
R(resolution)解决方案:对于C(冲突与挑战),是怎样解决的,解决方案是什么。如果没有解决,打算怎样解决。
Star原理
S(situation)背景信息:该部分与SCR模型中的“S”相近,简要说明工作的背景,若领导对背景比较熟悉,可以略过该部分,或者缩减为一至两句话。
T(task)任务:说明具体任务。
A(action)行为:如何完成了task(任务),在完成的任务中利用了什么方案。如果任务没有被完成,将打算制定什么方案完成任务。
R(result)结果:已经完的任务大概多久能出效果,效果预期是什么。
鱼骨图
鱼头:项目名称
鱼骨:工作中遇到的问题、产生问题的原因或者应对策略。
鱼尾:工作结论、结果。
鱼骨图的重点在“鱼骨”部分,比起金字塔、SCR,更偏重于问题与原因的罗列。
SMART原则
S(specific)具体性:明确制定目标,包括明确目标范围、目标达成情况。
M(measurable)可衡量:明确目标是否可以量化、是否可以用相关数据衡量。
A(attainable)可行性:明确已经制定的目标是否在自己能力范围之内,若超出自己能力范围,该目标是否可以实现,该如何去实现。
R(relevant)相关性:已经制定的目标是否与其他目标相关,确定相关度高低。
T(time based)时限性:要在具体时限内完成目标。因此在制定目标时须对工作划分优先级,合理分配各部分内容完成时间。
SMART原则适用于互联网、销售等数字化行业,而对于知识密集型产业SMART原则可能缺少展示的深度。
03汇报结尾:总结上一阶段,开启新的工作
汇报结尾一般分为两个部分:对之前工作的总结,以及下一阶段工作目标的制定。
在上一阶段工作总结中,可以考虑下列问题:
▶ 经验总结:提高了哪一部分的工作效率、是否拓展了更多的工作渠道、是否节约项目成本。
▶ 问题总结:哪些流程需要优化?现阶段工作遇到最大的问题是什么?将来怎样改进缺陷?缺少哪些资源支持?
而在下一阶段工作目标的制定中,需要从以下问题入手:
下一阶段工作如何安排?需要哪些资源支持?该如何评估未来工作完成度?评估的标准是什么?